Το AIRFORUM ένα από τα κορυφαία γραφεία στην Τουριστική και Γραμματειακή υποστήριξη Συνεδρίων. 

ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ

1. Ανάληψη της μακέτας του σήματος και του λογότυπου του συνεδρίου και εκτυπώσεις φακέλων, επιστολόχαρτων και ότι αφορά το συνεδριακό υλικό, π.χ. αφίσες, πανό κ.λ.π.
2. Επιλογή και πρόσληψη πολύγλωσσων γραμματέων ανάλογα με τις ανάγκες του συνεδρίου.
3. Επιλογή της επίσημης τράπεζας του συνεδρίου και άνοιγμα ειδικών λογαριασμών.
4. Εκτυπώσεις και προωθήσεις των ανακοινώσεων του συνεδρίου σε όσους προτείνει η οργανωτική επιτροπή με ονομαστική λίστα.
5. Επικοινωνία – αλληλογραφία με e-mail, fax, επιστολές, με τους συμμετέχοντες για εγγραφές.
6. Αλληλογραφία για τις περιλήψεις πριν από και μετά τις επιλογές τους σύμφωνα με τις οδηγίες της Επιστημονικής Επιτροπής.
7. Επίβλεψη – Εκτύπωση προκαταρκτικού και τελικού προγράμματος, εντύπων εγγραφής και κρατήσεων Ξενοδοχείων, εκδρομών, περιλήψεων, πιστοποιητικών συνεδρίου.
8. Stand εγγραφών κατά την διάρκεια του συνεδρίου και παράδοση συνεδριακού υλικού και πιστοποιητικών συνεδρίου.
9. Επικοινωνία με τις σχετικές προς το συνέδριο εταιρείες στον Ελλαδικό ή στο διεθνή χώρο για υποστήριξη του συνεδρίου είτε με συμμετοχή είτε με προβολή τους στον εκθεσιακό χώρο.
10. Επικοινωνία με παντός είδους οργανισμούς για υποστήριξη του συνεδρίου π.χ. Υπουργεία, Αεροπορικές εταιρείες.
11. Οργάνωση γραφείου τύπου.
12. Οργάνωση και εκπλήρωση όλων των ειδών διαφήμισης στα μέσα μαζικής ενημέρωσης.
13. Επιλογή εταιρείας οπτικοακουστικών μέσων και τεχνικής υποστήριξης, διερμηνείς κ.λ.π.
14. Επιλογή και ανάθεση δημιουργίας stand για τον εκθεσιακό χώρο.
15. Διακόσμηση των συνεδριακών χώρων π.χ. αφίσες, σημαίες, λουλούδια.
16. Συνεργασία με φωτογράφους για κάλυψη συνεδρίου και εκδηλώσεων.
17. Επιλογή δώρων συνεδρίου.
18. Ανάληψη και διεκπεραίωση όλων των πληρωμών για λογαριασμό της Οργανωτικής Επιτροπής.
19. Λεπτομερής απόδοση λογαριασμών στην Οργανωτική Επιτροπή.

ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ

1. Επιλογή και συνεργασία με όσες αεροπορικές εταιρείες παρέχουν τους οικονομικότερους ναύλους για τους προσκεκλημένους συνέδρους – ομιλητές από την Οργανωτική Επιτροπή.
2. Επιλογές και κρατήσεις δωματίων σε ξενοδοχεία διαφορετικών κατηγοριών, ανάλογα με τις ανάγκες του συνεδρίου.
3. Επιλογή και κράτηση συνεδριακών αιθουσών, αιθουσών για αφίσες και εκθεσιακού χώρου.
4. Προκαταβολές ξενοδοχείων – αιθουσών.
5. Υποδοχή των συνέδρων στο αεροδρόμιο με ξενόγλωσσο προσωπικό.
6. Μεταφορές των συνέδρων προς και από τα ξενοδοχεία τους.
7. Τακτοποίηση των συνέδρων στα ξενοδοχεία τους.
8. Παροχή πληροφοριακού τουριστικού υλικού π.χ. χάρτες, έντυπο υλικό της πόλης και του νομού μας.
9. Ποτό καλωσορίσματος, coffee breaks, γεύματα, επίσημα δείπνα κ.ά.
10. Εκδρομές συνέδρων και συνοδών τους σε αρχαιολογικούς χώρους, ξεναγήσεις πόλεων – μουσείων.
11. Παρουσία των συνεργατών του AIRFORUM και επιτήρηση κατά την διάρκεια του συνεδρίου αλλά και των άλλων εκδηλώσεων π.χ. γεύματα, εκδρομές.
12. Εισπράξεις από τους συνέδρους σε ξένα νομίσματα ή με πιστωτικές κάρτες.
13. Έκδοση τιμολογίων, αποδείξεων στους συνέδρους.
14. Πληρωμές όλων των συνεργατών του συνεδρίου, π.χ. ξενοδοχεία, αεροπορικές εταιρείες, λεωφορεία, ταξί, εταιρείες catering, ταβέρνες κ.λ.π.
15. Τιμολόγια προς την οργανωτική επιτροπή.

Πείτε μας για τι ακριβώς ενδιαφερόσαστε και εμείς θα Επικοινωνήσουμε μαζί σας για να σας κάνουμε την καλύτερη δυνατή Πρόταση...

Φόρμα Επικοινωνίας